1. Primeros pasos
En diez minutos puedes tener a tu equipo fichando. Este es el orden que recomendamos; la primera vez que entras, la app te enseña estos mismos pasos en un tutorial (puedes volver a verlo en Más → Ver tutorial).
- Crea la cuenta con los datos de tu empresa (apartado 2).
- Completa los datos de la empresa en Más → Ajustes → Datos de la empresa: el nombre y el CIF salen en la portada del informe para la Inspección.
- Revisa las jornadas en Más → Jornadas laborales. Ya tienes plantillas creadas; marca como predeterminada la que más uses (apartado 5).
- Da de alta a tus empleados en Empleados → + (apartado 4).
- Decide cómo se ficha: desde el móvil de cada uno, en una tablet (kiosco) o las dos cosas (apartado 6).
2. Crear la cuenta
Entra en app.fichaok.com/register, o en la pantalla de inicio de sesión pulsa Registrar empresa.
Paso 1: tus datos
Tu nombre completo, tu email y una contraseña de al menos 6 caracteres (dos veces). Con este email y contraseña entrarás siempre.
Paso 2: tu negocio
El nombre del negocio (obligatorio) y, si quieres, el sector, el NIF/CIF y el email de la empresa. Pulsa Crear cuenta.
Entrarás directamente en el panel. Te llegará un email para verificar tu dirección; hazlo cuando puedas.
3. El panel de control
Es lo primero que ves al entrar. Se actualiza en tiempo real; en el móvil puedes deslizar hacia abajo para refrescar.
- Trabajando ahora: quién ha fichado la entrada y a qué hora.
- Resumen de hoy: fichajes del día y horas por empleado.
- Acciones rápidas: Nuevo empleado, Exportar datos, Exportar inspección y Gestionar NFC.
- Arriba a la derecha: el icono de tablet (Modo Kiosco, apartado 7) y el de cerrar sesión.
Barra inferior y menú «Más»
Abajo tienes Dashboard, Empleados, Calendario, Incidencias y Más. En Más están: Fichajes del día, Jornadas laborales, Vacaciones, Horas extra, Exportar datos, Exportar inspección, Info legal, Derechos del trabajador, Suscripción, Ajustes, Ver tutorial y Sugerencias y fallos.
4. Empleados
Dar de alta a un empleado
- Ve a Empleados y pulsa el botón +.
- Escribe el nombre (lo único obligatorio). Añade el email si quieres que fiche desde su móvil, el puesto y su jornada laboral.
- Deja marcada Dar acceso a la app (fichar desde el móvil) si tiene email. Si no, fichará en el kiosco con su PIN.
- Pulsa Crear. La app muestra su PIN de 4 dígitos para el kiosco.
Nuevo empleado
Requiere email. Sin acceso, ficha en el kiosco con su PIN.
Las horas semanales de contrato se toman de la jornada que elijas, y los días de vacaciones del valor por defecto de Ajustes (22 si no lo cambias).
Invitarle a la app
Si marcaste la casilla, se abre Dar acceso a la app: revisa el email y pulsa Enviar acceso. Al trabajador le llega un email con un enlace para crear su propia contraseña; después entra en la app con su email y esa contraseña.
Si das de alta a alguien sin email y más adelante quieres darle acceso, abre su ficha y en el menú ⋮ elige Dar acceso a la app.
La ficha del empleado
Pulsa sobre un empleado para abrir su ficha. Tiene dos pestañas:
- Datos: su PIN (con Copiar PIN y Reiniciar PIN), datos personales, fecha de alta y de baja, jornada, puesto, tipo de contrato y horas semanales. Pulsa Guardar cambios al terminar.
- Vacaciones: días asignados, usados, ajustes y disponibles, y sus solicitudes (apartado 12).
En el menú ⋮ de la ficha tienes:
- Exportar registro: PDF con sus fichajes y vacaciones del periodo que elijas.
- Reiniciar PIN: genera uno nuevo y el anterior deja de funcionar.
- Dar de baja: deja de poder fichar y pasa a la pestaña No activos. Con Dar de alta lo recuperas.
- Eliminar cuenta: le quita el acceso a la app. Sus registros se conservan 4 años, como exige la ley.
Un empleado nunca se borra del todo: sus fichajes tienen que estar disponibles para la Inspección durante 4 años.
5. Jornadas laborales
La jornada dice qué días trabaja cada empleado, a qué hora y cuántas horas tiene de contrato. FichaOK la usa para calcular las horas extra, descontar la pausa, avisar al trabajador si se le olvidó fichar y saber quién debería haber fichado hoy.
Las plantillas
La primera vez que entras en Más → Jornadas laborales se crean las más habituales: jornada partida clásica y corta, intensiva de mañana y temprana, oficina estándar, turnos de mañana, tarde y noche, comercio con horario partido, media jornada y fin de semana. Úsalas tal cual, edítalas o crea las tuyas.
Crear una jornada
Pulsa + y elige:
- Con asistente: te pregunta paso a paso el nombre, el tipo, los días, el horario, si algún día es diferente y si hay pausa. Recomendado si es tu primera vez.
- Formulario avanzado: todas las opciones en una pantalla. Es también el que se abre al editar.
En cualquiera de los dos defines:
- Días laborables y bloques horarios: una jornada partida tiene dos bloques (por ejemplo 09:00–14:00 y 16:00–19:00). Las horas por día y por semana se calculan solas.
- Turno nocturno: márcalo si la jornada pasa de un día a otro (22:00–06:00).
- Jornada reducida: un horario distinto para algunos días, como el viernes intensivo.
- Resta automática de pausa: minutos que se descuentan cada día (por ejemplo, 30 minutos de comida) sin que el trabajador tenga que fichar la pausa. Se tiene en cuenta en las horas trabajadas y en las extras.
Consulta la guía avanzada para ejemplos de turnos nocturnos, reducidas y pausas.
Jornada predeterminada
La jornada con ⭐ es la que se propone al crear un empleado. Para cambiarla, abre el menú ⋮ de otra jornada y pulsa Marcar por defecto. En el mismo menú tienes Editar y Eliminar.
6. Cómo fichará tu equipo
| Forma | Qué necesita | Cuándo conviene |
|---|---|---|
| App en su móvil | Email e invitación. En el navegador o en la app de Android. | Oficinas, teletrabajo, equipos que van directos al cliente o a la obra. |
| Kiosco con PIN | Una tablet u ordenador en el centro de trabajo. | Bares, tiendas, clínicas: todos entran por la misma puerta. |
| Kiosco con NFC | Tablet o móvil Android con NFC y una tarjeta o pulsera por persona. | Mucha rotación o prisa: un toque y fichado. |
Puedes combinarlas. En Ajustes → Métodos de fichaje decides:
- Permitir fichar desde la app: si lo desactivas, en el móvil del trabajador el botón muestra SOLO KIOSCO y solo puede fichar en la tablet.
- Geolocalización: guarda la ubicación en el momento de fichar desde el móvil (si el trabajador da permiso). No hay seguimiento continuo ni se comprueba que esté en un sitio concreto. Informa a tu plantilla antes de activarlo (art. 90 LOPDGDD).
7. Modo kiosco
Convierte una tablet (o un ordenador) en el punto de fichaje de tu centro. Los empleados no necesitan móvil: teclean su PIN de 4 dígitos o acercan su tarjeta NFC.
1. Genera las credenciales del kiosco
- En el panel, pulsa el icono de tablet (Modo Kiosco) arriba a la derecha.
- Pulsa Generar credenciales. Puedes escribir un PIN de 6 dígitos o dejarlo vacío para que se genere solo.
- Apunta el código de empresa (6 caracteres) y el PIN del kiosco (6 dígitos).
2. Prepara la tablet
- En la tablet, abre FichaOK (la app de Android o app.fichaok.com en el navegador).
- En la pantalla de inicio de sesión pulsa Modo Kiosco (tablet).
- Escribe el código de empresa y el PIN del kiosco y pulsa Acceder. Marca Recordar código de empresa para no tener que escribirlo otra vez.
La tablet queda a pantalla completa, con la pantalla siempre encendida, mostrando la hora, el nombre de tu empresa y el teclado.
3. Así fichan
El empleado teclea su PIN (o acerca la tarjeta) y ve «¡Bienvenido/a, nombre!» con la hora de entrada, o «¡Hasta luego, nombre!» con la hora de salida y el tiempo trabajado. El kiosco sabe si toca entrada o salida por el último fichaje de esa persona. A los pocos segundos vuelve solo a la pantalla principal.
Salir del modo kiosco
Si en Ajustes está activado Mostrar botón salir en kiosco, arriba a la derecha hay un icono para salir que pide el PIN del kiosco. Si lo desactivas, nadie puede salir desde la pantalla: útil en tablets a la vista del público.
8. Tarjetas NFC
Necesitas un móvil o tablet Android con NFC. Sirven las tarjetas, llaveros y pulseras NFC estándar (NTAG, MIFARE), que cuestan alrededor de 1 € cada una.
- En el panel, pulsa Gestionar NFC.
- Pulsa Leer tarjeta y acerca la tarjeta a la parte trasera del dispositivo. Verás «Tarjeta registrada».
- En el menú ⋮ de la tarjeta, pulsa Asignar y elige al empleado.
Desde el mismo menú puedes Desasignar o Eliminar una tarjeta. Si asignas a alguien una tarjeta nueva, la anterior deja de ser suya.
9. Revisar y corregir fichajes
En Más → Fichajes del día ves los fichajes de cada día, agrupados por empleado, con la hora, cómo se fichó (App, PIN kiosco, NFC kiosco…) y un icono de ubicación si la hay. Cambia de día con las flechas o el calendario.
Arriba aparece en rojo Sin fichar: quién tenía jornada ese día y no ha fichado (sin contar festivos ni ausencias aprobadas).
Corregir o anular un fichaje
- Pulsa sobre el fichaje.
- Elige Corregir hora (cambia la hora, el día se mantiene) o Anular fichaje (lo marca como anulado, no lo borra).
- Escribe el motivo (obligatorio) y pulsa Confirmar.
Los fichajes modificados muestran un icono naranja con el motivo, y todos los cambios salen en el anexo de auditoría del informe para la Inspección.
Con Exportar (arriba) descargas los fichajes de ese día en PDF o CSV.
10. Calendario y festivos
En Calendario tienes la asistencia en vista Día, Semana o Mes. Los días con fichajes, festivos (rojo) y vacaciones (azul) tienen su marca.
En la vista de día ves cuántos se esperaban, cuántos ficharon, cuántos faltan y cuántos están ausentes, y el estado de cada persona (completa, trabajando, incompleta, sin fichaje, ausencia). El filtro Sin fichaje deja solo a quien falta. Hoy, alguien cuenta como «sin fichaje» a partir de 15 minutos después de su hora de entrada.
Añadir festivos
Pulsa el botón de festivo (o el icono Gestionar festivos), elige la fecha, escribe el nombre y marca Se repite cada año si es fijo (Navidad, 1 de mayo). Añade los festivos nacionales, autonómicos y locales: en esos días no se espera que nadie fiche y no se descuentan de las vacaciones.
11. Incidencias
Una incidencia es una petición del trabajador para arreglar su registro: se le olvidó fichar, fichó mal, pide borrar un fichaje duplicado, falló la tarjeta NFC, hubo un cambio de turno u otra cosa.
En Incidencias tienes dos pestañas: Pendientes e Historial. Filtra por empleado o por tipo si hay muchas. En cada una ves el tipo, la fecha, la descripción y la hora propuesta.
Pulsa Aprobar o Rechazar. Al aprobar, FichaOK aplica el cambio solo:
- Olvidé fichar: crea la entrada o la salida a la hora propuesta.
- Fichaje incorrecto: corrige la hora del fichaje.
- Solicitud de borrado: anula el fichaje.
- El resto de tipos quedan registrados, pero no cambian ningún fichaje.
Todo queda en la auditoría con el motivo «Incidencia aprobada».
12. Vacaciones y permisos
El trabajador pide vacaciones o permisos desde su app. Tú los ves en Más → Vacaciones, con el tipo, las fechas, los días laborables y el motivo. Pulsa Aprobar o Rechazar; el trabajador ve el resultado en su pantalla de vacaciones.
- Los días se cuentan según la jornada de cada uno, sin festivos.
- Al aprobar vacaciones, los días se descuentan de su saldo. Los demás permisos no descuentan vacaciones.
- Una ausencia aprobada aparece en el calendario y la persona no cuenta como «sin fichar» ese día.
Saldo y ajustes
Los días por año se fijan en Ajustes → Días de vacaciones por defecto (para los empleados nuevos) y en el año de alta se prorratean. Para sumar o restar días a alguien (antigüedad, compensación de horas…), abre su ficha → pestaña Vacaciones → Ajustar días de vacaciones, indica los días y el motivo. El historial de solicitudes aprobadas y rechazadas de cada persona también está en esa pestaña.
Qué tipos de permiso pueden pedir tus trabajadores lo decides en Ajustes → Tipos de solicitud.
13. Horas extra
En Más → Horas extra eliges el mes y ves el total trabajado, las horas normales y las extra de la empresa y de cada empleado, con el detalle día a día.
Se calculan comparando las horas fichadas (menos la pausa automática de su jornada) con sus horas de contrato. Por eso es importante que cada empleado tenga bien su jornada y sus horas semanales.
14. Informes y exportaciones
Exportar para la Inspección
Es el documento que tienes que enseñar si te lo piden la Inspección de Trabajo, un trabajador o sus representantes.
- Ve a Más → Exportar inspección.
- Elige el periodo (este mes, el anterior, el trimestre, el año o unas fechas concretas).
- Elige PDF o CSV y marca los empleados (o Seleccionar todos).
- Pulsa Exportar PDF. En el móvil podrás compartirlo por email o WhatsApp; en el ordenador se descarga.
El PDF incluye una portada con los datos de la empresa, una tabla por empleado con fecha, entrada, salida, horas, método de fichaje y si el registro se modificó, el total del periodo y un anexo de auditoría con cada cambio (qué se hizo, quién y cuándo). Contiene los datos que exige el art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
Exportar datos
En Más → Exportar datos sacas los fichajes o las incidencias de uno o de todos los empleados, en PDF o CSV (para Excel), por mes, año o fechas. Se genera un archivo por empleado. Con Incluir una línea por cada día aparecen también los días sin fichar y los festivos. Útil para la gestoría o para las nóminas.
15. Ajustes
| Ajuste | Para qué sirve |
|---|---|
| Datos de la empresa | Nombre, CIF, dirección, teléfono y email. Salen en los informes. |
| Suscripción | Tu plan, lo que pagas y las facturas (apartado 17). |
| Vincular con mi asesoría | Genera el código para que tu asesoría lleve la empresa (apartado 16). |
| Geolocalización | Guarda la ubicación al fichar desde el móvil. |
| NFC obligatorio / PIN habilitado | Métodos de fichaje de la empresa. |
| Permitir fichar desde la app | Si lo apagas, solo se ficha en el kiosco. |
| Código de acceso kiosco | El código de empresa para abrir el kiosco en una tablet. |
| Mostrar botón salir en kiosco | Deja o no salir del kiosco desde la pantalla. |
| Días de vacaciones por defecto | Días al año para los empleados que des de alta a partir de ahora. |
| Tipos de solicitud | Qué incidencias y qué permisos pueden pedir tus trabajadores. |
| Recordatorio de fichaje | Aviso en el móvil (app de Android) de lunes a viernes a las 9:00 para que no se olviden de fichar. |
En Más → Info legal tienes un resumen de lo que exige la ley y cómo lo cubre FichaOK, que puedes copiar.
16. Tu asesoría
Si te lleva los temas laborales una asesoría o gestoría que usa FichaOK, puede ver tus registros y sacar los informes desde su panel, y encargarse de la suscripción.
- Comprueba que el CIF está en Ajustes → Datos de la empresa.
- Pulsa Vincular con mi asesoría. Verás un código de 8 caracteres.
- Dáselo a tu asesoría junto con el CIF. El código vale 7 días y solo sirve una vez.
Cuando esté vinculada verás «Gestionada por tu asesoría». Con Desvincular dejas de estarlo y la suscripción pasa a tu cargo.
17. Suscripción y pago
Los primeros 30 días son gratis. Después pagas por empleado activo: 2 € (1–10 empleados), 1,50 € (11–30), 1,25 € (31–49) o 1 € (50 o más) al mes, más IVA. Con el pago anual tienes un 10 % de descuento. Sin permanencia.
- Ve a Más → Suscripción. Verás tu coste estimado según los empleados que tienes.
- Elige mensual o anual y pulsa Activar suscripción. Se abre la página de pago segura de Stripe.
- Al terminar vuelves a FichaOK. La suscripción aparece activa en unos segundos.
Desde la misma pantalla puedes rellenar tus datos de facturación, descargar las facturas, cambiar la tarjeta en Gestionar pagos en Stripe o Cancelar suscripción (sigue activa hasta el final del periodo pagado).
18. Problemas frecuentes
Un trabajador dice que no le ha llegado la invitación
Que revise el spam. Si no aparece, abre su ficha, y si todavía no tiene cuenta usa Dar acceso a la app otra vez; en la ventana final tienes Copiar enlace para mandárselo directamente.
Un empleado no aparece en «Sin fichar» ni en el calendario
No tiene jornada asignada, o ese día no está entre sus días laborables. Asígnale una jornada en su ficha.
Las horas extra no cuadran
Revisa que la jornada y las horas semanales de su ficha sean correctas, y si su jornada tiene resta automática de pausa.
La tablet del kiosco dice «Código o contraseña incorrectos»
El PIN del kiosco no es el de 4 dígitos de un empleado, sino el de 6 dígitos que generaste en Modo Kiosco. Si no lo tienes, regenera las credenciales y vuelve a entrar en todas las tablets.
El trabajador ve «SOLO KIOSCO» en su móvil
Tienes desactivado Permitir fichar desde la app en Ajustes. Actívalo si quieres que fiche desde el móvil.
He dado de baja a alguien por error
Abre la pestaña No activos de Empleados, entra en su ficha y pulsa Dar de alta. Sus datos siguen ahí.
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