1. Tu primer acceso
Puedes fichar de dos formas, según lo que haya decidido tu empresa:
Con la app
Desde tu móvil o el navegador del ordenador. Tu responsable te invita por email.
En el kiosco
En una tablet de tu centro de trabajo, con tu PIN de 4 dígitos o tu tarjeta NFC. No necesitas nada más: salta al apartado 3.
Si te han invitado a la app
- Abre el email que te ha llegado y pulsa el enlace para crear tu contraseña. Si no lo encuentras, mira en la carpeta de spam o pide a tu responsable que te pase el enlace.
- Entra en app.fichaok.com (o en la app de Android) con tu email y la contraseña que acabas de crear.
- La primera vez verás un tutorial corto. Puedes volver a verlo con el icono ? de arriba.
En la app de Android puedes activar la entrada con huella o Face ID: te lo propone después de entrar con la contraseña, o desde tu perfil.
2. Fichar con la app
- Al llegar, pulsa el botón verde ENTRADA. Verás «Entrada registrada», el estado cambia a Trabajando y empieza a contar el tiempo.
- Al terminar, pulsa el botón rojo SALIDA.
Si tu jornada es partida, ficha la salida al irte a comer y una nueva entrada al volver. Si tu empresa tiene una pausa automática configurada (por ejemplo, 30 minutos de comida), no hace falta que la fiches: se descuenta sola.
Debajo del botón tienes Historial, Incidencia, Vacaciones y Exportar.
Si en lugar del botón ves SOLO KIOSCO, tu empresa ha decidido que se fiche solo en la tablet del centro.
3. Fichar en el kiosco
Es la tablet que tu empresa tiene en la entrada. Tu responsable te dará tu PIN de 4 dígitos o una tarjeta o pulsera NFC.
- Con PIN: teclea los 4 dígitos. Se envía solo al teclear el último.
- Con tarjeta NFC: acércala a la tablet.
Verás «¡Bienvenido/a!» con la hora de entrada, o «¡Hasta luego!» con la hora de salida y el tiempo trabajado. El kiosco sabe solo si te toca entrada o salida. Si aparece «PIN no reconocido», vuelve a intentarlo o avisa a tu responsable.
4. Sin cobertura
En la app de Android puedes fichar aunque no tengas conexión. Aparece un aviso naranja «Sin conexión» y el fichaje se guarda en el móvil con la hora real en que pulsaste. Cuando vuelve la señal se envía solo y verás «fichaje sincronizado».
Si algún fichaje no se ha podido enviar tras varios intentos, verás un aviso rojo «fichajes sin enviar». Pulsa Ver y Reintentar; si sigue fallando, avisa a tu responsable con las horas que aparecen.
En el navegador hace falta conexión para fichar.
5. Tu historial
Pulsa Historial. Verás un calendario del mes con las horas de cada día (en naranja si hiciste horas extra) y arriba el resumen del mes: horas, días trabajados y horas extra.
Pulsa un día para ver cada entrada y salida. Un icono de lápiz indica que ese registro fue modificado (por ejemplo, al aprobarse una corrección).
Pedir que se corrija un fichaje
- En el historial, pulsa el día y después la bandera junto al fichaje (Solicitar modificación).
- Elige qué quieres: corregir la entrada, corregir o añadir la salida, o borrar esa sesión (por ejemplo, si fichaste dos veces).
- Indica la hora correcta y el motivo, y pulsa Enviar solicitud.
Si un día no fichaste nada, pulsa Añadir fichaje en ese día, indica la hora de entrada (y la de salida si la sabes) y el motivo. Tu responsable revisará la solicitud; hasta entonces no cambia tu registro.
6. Si se te olvida fichar
FichaOK revisa los últimos 7 días. Si un día te tocaba trabajar según tu jornada y no hay fichajes, verás en la pantalla principal un aviso naranja: «Tienes un día sin fichaje».
- Tócalo. Verás los días detectados con el horario de tu jornada ya puesto.
- Ajusta la entrada y la salida si hace falta, y cambia el tipo si no fue un olvido (fichaje incorrecto, cambio de turno u otro).
- Pulsa Enviar incidencias. Tu responsable las aprobará.
No se tienen en cuenta los festivos, los días de vacaciones o permisos aprobados ni los días que ya tienen una incidencia.
7. Incidencias
Para cualquier otro problema con tu registro (falló la tarjeta NFC, hubo un cambio de turno…), pulsa Incidencia → +, elige el tipo, describe lo que pasó, indica las horas y pulsa Enviar. Puedes informar de algo de los últimos 30 días.
En la misma pantalla ves el estado de cada una: Pendiente, Aprobada o Rechazada, con la nota de tu responsable. Mientras esté pendiente puedes Editarla o Cancelarla.
8. Vacaciones y permisos
Pulsa Vacaciones. Arriba verás tus días disponibles y los que tienes asignados y usados este año.
- Pulsa + (Solicitar permiso).
- Elige el tipo: vacaciones, cita médica, asuntos propios, matrimonio, mudanza… (los que permita tu empresa).
- Selecciona las fechas. Si no es el día completo, activa Solo horas e indica cuántas.
- Añade un motivo si quieres y pulsa Solicitar.
Se cuentan solo tus días laborables (sin festivos). Si pides vacaciones, la app te dice cuántos días estás pidiendo y cuántos te quedan.
Tus solicitudes aparecen en las pestañas Pendientes, Aprobadas y Cerradas (rechazadas o canceladas). Revisa ahí cuándo la aprueban. Puedes cancelar una solicitud mientras esté pendiente; si ya está aprobada, habla con tu responsable.
9. Descargar tu registro
Pulsa Exportar, elige Fichajes o Incidencias, el periodo (este mes, el anterior, el año o unas fechas) y el formato: PDF para imprimir o CSV para Excel. Pulsa Generar archivo.
En el móvil los archivos quedan guardados en Exportaciones guardadas: pulsa para compartir, mantén pulsado para borrar. En el ordenador se descargan.
10. Tu perfil y tu cuenta
Pulsa el icono de persona arriba. En Mi perfil puedes:
- Cambiar contraseña (te llega un email) o Cambiar email.
- Verificar tu email si todavía no lo has hecho.
- Activar el Acceso biométrico (huella o Face ID, en Android).
- Ver la política de privacidad, tus derechos como trabajador y el tutorial.
- Escribirnos en Sugerencias y fallos.
- Cerrar sesión o Eliminar mi cuenta.
11. Tus derechos
- Acceder a tu registro de jornada (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores): lo tienes siempre en tu historial y lo puedes descargar.
- Que tu registro sea fiable: ningún fichaje se borra; cada corrección guarda el valor anterior, el nuevo, el motivo y quién la hizo.
- Horas extra: se tienen que compensar con descanso o pagar, con un máximo de 80 al año (art. 35 ET).
- Privacidad: tus datos los gestiona tu empresa y solo se usan para el control horario. La ubicación, si está activada, se toma solo al fichar. Más información en la política de privacidad.
Dentro de la app, en Mi perfil → Derechos del trabajador, tienes el texto completo.
12. Preguntas frecuentes
He pulsado ENTRADA dos veces
La segunda vez ya era SALIDA (el botón cambia). Si fichaste de más, ve a tu historial y pide borrar esa sesión con la bandera Solicitar modificación.
El botón dice SALIDA pero todavía no he entrado
La última vez no fichaste la salida: el botón espera una salida hasta 16 horas después de cada entrada. Desde el historial pide Añadir salida (olvidé fichar) con la hora a la que te fuiste y avisa a tu responsable para que la apruebe; después el botón volverá a ENTRADA.
Me sale «El servicio de tu empresa está inactivo»
La suscripción de tu empresa no está activa en este momento. Avisa a tu responsable; mientras tanto, apunta tus horas para que las puedan añadir.
Me sale «No se encontró tu ficha de empleado»
Tu cuenta no está vinculada a una ficha de empleado. Tu responsable tiene que revisarlo.
¿Mi empresa ve dónde estoy?
Solo si ha activado la geolocalización, y solo el lugar en el momento exacto de fichar. No hay seguimiento durante la jornada ni fuera de ella.
¿Puedo fichar desde el ordenador?
Sí, entrando en app.fichaok.com con tu email y contraseña, salvo que tu empresa haya dejado solo el kiosco.
¿Otra duda? Pregunta a tu responsable, o escríbenos desde Mi perfil → Sugerencias y fallos.